OFERUJEMY:

  • PEŁNA KSIEGOWOŚĆ (KSIĘGI HANDLOWE)
  • MAŁA KSIĘGOWOŚĆ (KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW)
  • RYCZAŁT EWIDENCJONOWANY (EWIDENCJA PRZYCHOODÓW)
  • KOMPLEKSOWA OBSŁUGA KADROWA (SPRAWY KADROWO-PŁACOWE)
  • OBSŁUGA W ZAKRESIE BHP
  • DORADZTWO PODATKOWE
  • DORADZTWO FINANSOWE
  • ANALIZA FINANSOWO-KSIĘGOWA I SPRAWOZNAWCZA
  • SPRZĄDZADZANIE DOKUMENTÓW NA POTRZEBY KLIENTA
Zasady obsługi kadrowo-płacowej

Zasady obsługi kadrowo-płacowej

Większość przedsiębiorstw czy firm działa w oparciu o zatrudnienie pracowników wykonujących pracę bezpośrednio na ich rzecz. To sprawa oczywista – w końcu nie we wszystkich branżach właściciel jest w stanie wykonać wszystkie obowiązki zawodowe osobiście. Pamiętać jednak trzeba, że zatrudnienie pracowników nakłada na pracodawcę dodatkowe obowiązki. Nie chodzi tu jedynie o takie sprawy jak zapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz bezpieczeństwa podczas jej wykonywania czy też odpowiednich przerw i dodatków socjalnych. Zatrudnienie pracowników wiąże się również z obowiązkiem prowadzenia odpowiedniej dokumentacji z tym wiązanej. Tutaj pojawia się właśnie tak zwana obsługa kadrowo-płacowa. Czym ona tak naprawdę jest i czy warto zlecić jej prowadzenie zewnętrznej firmie? Właśnie na te pytania spróbujemy dziś znaleźć odpowiedź.

Zasady obsługi kadrowej

Aby ułatwić dobre zrozumienie tematu i tego, co wchodzi w skład poszczególnych obowiązków, rozbijmy pojęcie obsługi kadrowo-płacowej na dwa elementy. Najpierw zastanówmy się czym w ogóle jest obsługa kadrowa. Jak pewnie wszyscy się domyślamy, obsługa kadrowa dotyczy wszystkich spraw związanych z pracownikami danej firmy. To właśnie kadry odpowiedzialne są za prowadzenie wymaganej dokumentacji pracowniczej, ale także pilnowanie terminów załatwienia pewnych spraw, które są obowiązkowe, jeśli przedsiębiorstwo zatrudnia pracowników.

O co jednak konkretnie chodzi? Jakich dokumentów i jakich terminów musi pilnować obsługa kadrowa? Przede wszystkim pracodawca jest zobowiązany prowadzić tak zwaną teczkę pracownika, czyli teczkę zawierającą dane osobowe pracownika oraz wszelkie dokumenty związane z jego drogą zawodową od momentu nawiązania stosunku pracy. Mogą to być różne dyplomy, potwierdzenia szkoleń rozwijających kompetencje, zaświadczenia wymagane do wykonywania pracy związanej ze stanowiskiem zajmowanym w przedsiębiorstwie. Z punktu widzenia respektowania praw pracowniczych oraz wywiązania się z obowiązków nakładanych przez przepisy na pracodawcę, istotne jest także prowadzenie harmonogramu szkoleń BHP obowiązujących każdą zatrudnioną w firmie osobę. Kolejna ważna sprawa związana z obsługą pracowników polega na prowadzeniu zapisków dotyczących urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych czy okolicznościowych. Bardzo ważna, ale i obowiązkowa jest także ewidencja zwolnień lekarskich. Obsługa kadrowa to także prawidłowe sporządzanie różnych form dokumentów nawiązania lub rozwiązania stosunku pracy. Wspomnieliśmy o potrzebie pilnowania pewnych terminów. Tutaj niewątpliwie najważniejsze jest pilnowanie ważności badań lekarskich upoważniających do wykonywania pracy, ale również szkoleń BHP, o których już wspominaliśmy.

Zasady obsługi płacowej

Teraz przyjrzymy się z czym wiąże się obsługa płacowa w firmie. Sprawy związane z płacami w firmie wiążą się przede wszystkim ze sporządzaniem listy płac oraz ewidencjonowaniem czasu pracy każdego z pracowników, czyli wszystkim tym, co ma wpływ lub wynika z wypłacania comiesięcznego wynagrodzenia. Nie można jednak zapominać o pewnych obowiązkach nakładanych przez prawo. Chodzi o sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych wykazujących wysokość składek wpłacanych do ZUS. Do Urzędu Skarbowego kieruje się natomiast dokumenty związane z podatkiem dochodowym od pracowników. Trzeba również pamiętać, że pracownikom należy przygotować całoroczne obliczenie podatku oraz dostarczyć im takie dokumenty, zresztą niezbędne do rozliczenia podatkowego. Czasem w zakres obsługi płacowej, ale i kadrowej, może wchodzić także reprezentowanie przedsiębiorcy podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Obsługa kadrowo-płacowa – czy warto ją prowadzić samemu?

Oczywiście, każdy przedsiębiorca może sam prowadzić obsługę kadr i płac w swojej firmie. Ma do tego prawo. Jednak elementy, które wymieniliśmy przed chwilą dość jasno pokazują, ile spraw wiąże się z obsługą kadrowo-płacową firmy, szczególnie kiedy zatrudnia ona kilkunastu albo kilkudziesięciu pracowników. Właściciel ma na głowie tak dużo spraw, że przez zupełną nieuwagę może przegapić jakiś termin badań lekarskich albo inny szczegół, który jest wymagany przez przepisy prawne. Zdecydowanie lepiej jest więc wynająć profesjonalne biuro rachunkowe, które to zajmie się obsługą kadrowo-płacową firmy i dopilnuje, aby wszystkie sprawy z tym związane były prowadzone terminowo i w odpowiednim porządku.

Wróć na bloga